Đến đây tức là đúng người.
Xảy ra tức là đúng chuyện.
Bắt đầu lúc nào cũng là đúng lúc.
Hết là xong.
Đó là 4 nguyên lý của phương pháp Không gian Mở (Open Space Technology). Nếu bạn muốn một nhóm người hăng say tham gia thảo luận một câu hỏi hay vấn đề chung nào đó, hãy thử dùng Không gian Mở. Công cụ này có thể dùng cho nhóm từ 10 đến 1.000 người. Không gian Mở phù hợp nhất nếu bạn có:
- Một vấn đề phức tạp mà mọi người đều thực sự quan tâm
- Người tham gia đa dạng, có thể có nhiều ý kiến trái chiều
- Cần ra quyết định nhanh chóng, cần chuyển từ trạng thái “không ai biết phải làm gì” sang hành động
Không gian Mở (Open Space) diễn ra như thế nào?
Vào đầu những năm 80, cha đẻ của Không gian Mở (Open Space Technology) là Harrison Owen ngạc nhiên khi nghe thấy nhiều người nói rằng: “Trong suốt hội thảo mà ông tổ chức thì tôi thích nhất là giờ giải lao. Đó là lúc tôi được tự do trao đổi về những chủ đề tôi thực sự quan tâm, với những người cũng nhiệt huyết như tôi.” Từ đó, Harrison thiết kế hội thảo như một giờ giải lao lớn. Người tham gia tự quyết định thời gian và nội dung chương trình, tự làm diễn giả. Hình thức này được đặt tên là Không gian Mở.
- Không gian Mở bắt đầu bằng một lời mời hay câu hỏi chủ đề để dẫn dắt cho các vòng tròn thảo luận.
- Thời lượng và số chủ đề thảo luận được quyết định bởi ban tổ chức hoặc nhu cầu thực tế của người tham gia.
- Người khởi xướng đề xuất các chủ đề mình quan tâm và muốn thảo luận. Bất kỳ ai cũng có thể làm người khởi xướng.
- Cùng một thời điểm, có nhiều phiên thảo luận diễn ra song song tại những khu vực khác nhau. Người tham gia tự do chọn chủ đề mình quan tâm và di chuyển tới khu vực đó.
Ngoài vai trò đóng góp sự hiện diện & ý kiến cho một chủ đề thảo luận, người tham gia còn có thể đóng các vai trò sau:
- Ong mật: di chuyển giữa các chủ đề thảo luận khác nhau và thụ phấn chéo các ý tưởng
- Bướm: dành thời gian để nghỉ ngơi, chiêm nghiệm hoặc nói chuyện
Cốt lõi của Không gian Mở là gì?
Cốt lõi của Không gian Mở là Bốn Nguyên lý & Một Định luật sau:
Bốn nguyên lý:
- Đến đây tức là đúng người (Whoever comes are the right people)
- Xảy ra tức là đúng chuyện (Whatever happens is the only thing that could have)
- Bắt đầu lúc nào cũng là đúng lúc (Whenever it starts is the right time)
- Hết là xong (When it’s over, it’s over)
Định luật Hai Chân: Hãy rời đi khi bạn thấy mình không học hỏi được gì hoặc không đóng góp được gì.
Không gian Mở cung cấp vừa đủ cấu trúc cũng như sự linh hoạt. Tuỳ vào độ quan tâm và khả năng tham gia, mỗi người tự đặt ra lịch trình và nội dung phù hợp nhất cho mình.
Nuôi dưỡng tinh thần Tự chủ – Tự tin – Tự quản
Không gian Mở không đơn thuần là một công cụ điều phối nhóm, và còn là một cách tư duy. Năm 2023, bạn mình đặt câu hỏi: “Mua đất rồi thì làm gì?”. Mảnh đất đó không đơn thuần là tài sản, mà là một nơi để sống và nuôi sống. Đất cần gì từ người? Người cần gì từ nhau? Phải bắt đầu từ đâu? Bạn mình đăng câu hỏi lên và mời bất cứ ai thật sự quan tâm đến mảnh đất đó đến sống và làm việc trong một tháng mùa thu, với tinh thần của Không gian Mở.
Mình cùng 15 người khác đến. Lúc đầu mình thật sự hoang mang. Ngoài các khung giờ sinh hoạt chung cố định để chia sẻ dự định đầu ngày và tổng kết cuối ngày, thì không có một sự chỉ đạo nào. Mỗi người tự khởi xướng công việc họ muốn làm. Người sửa hàng rào, người dựng mái che, người chiết xuất màu vẽ từ cây dại, người trông trẻ con cho ba mẹ bé đi làm, v.v. Có cãi nhau và có nước mắt. Có mỏi mệt và niềm vui.
Cái mình cảm nhận rõ nhất là tinh thần tự chủ. Mình phát khóc lên được khi nhìn thấy em bé 4 tuổi cũng làm việc cùng mọi người. Em nhặt quả rụng trên luống rau. Em muốn dọn cái thang sắt nằm chắn ngang đường sang chỗ khác và nhờ bố giúp em cùng “vác” nó đi. Mọi người đối xử với em như một người lớn, như thể em ở đây là đúng người mà nơi đây cần, chuyện mọi người đã dành thời gian với em là chuyện đã cần xảy ra chứ không phải là phí thời gian. Công việc được bắt đầu khi có người sẵn sàng làm việc đó, chứ không có tranh cãi về “trễ” hay “sớm”.
Em bé 4 tuổi đó có một sự tự tin mà mình ở tuổi 30 còn mơ ước. Mình khóc cho bản thân và cho những người khác đã không được lớn lên trong một môi trường như vậy. Mình biết rằng việc thực hành bốn nguyên lý và một định luật của Không gian Mở thường xuyên hơn là cách để mình nuôi dưỡng sự tự tin, tự chủ cho chính mình và người khác.
Ứng dụng của Không gian Mở
Không gian Mở là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả khi công việc phải thực hiện quá phức tạp, những con người và ý tưởng liên quan quá đa dạng, và nhu cầu tìm giải pháp đang lên cao trào. Những kế hoạch, giải pháp, dự án hay câu chuyện bắt nguồn từ Không gian Mở thường xuyên toàn diện, bền bỉ, phức tạp, và có thể dịch chuyển nhanh hơn nhiều so với các thiết kế nặng tính quản lý hoặc chuyên môn.
Rất nhiều các dự án phát triển được khởi động bằng một chương trình thiết kế với nguyên lý Không gian Mở, kéo dài từ 1-3 ngày. Sắp tới công ty cần phát triển theo hướng nào? Làm sao khu phố này có thể có ít người ăn xin hơn? Làm sao để tỉnh của chúng ta phát triển kinh tế mà không gây ô nhiễm môi trường? Đó chỉ là một trong số vài ứng dụng của Không gian Mở. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tổ chức Không gian Mở qua các nguồn thông tin dưới đây.
- Bản hướng dẫn tổ chức Không gian Mở của Transition Network
- Bài chia sẻ từ AoH Việt Nam: https://artofhosting.vn/tag/open-space-technology/
- https://openspaceworld.org/wp2/hho/
Về người kể chuyện
- Mô tả phương pháp: Hoàng Nguyễn, The Learning Hub Hanoi
- Câu chuyện & Tác động: Nguyễn Hoàng Minh Khang, Điều phối viên & Hoà giải viên Giao tiếp Trắc ẩn